Gustav Ehlert is een supply chain-specialist voor verbruiksgoederen in de voedselproductie, gevestigd in Verl, Oost-Westfalen. Ehlert werd opgericht in 1924 en biedt zijn klanten een uitgebreid assortiment grondstoffen en verbruiksgoederen met een volledig servicepakket.

Al in 1997 werd een archiveringssysteem geïntroduceerd dat toen gangbaar was, maar de workflow voor de ontvangst van facturen kon niet met dit systeem worden geïntegreerd. Als gevolg hiervan werd het project na enkele jaren onvoltooid verlaten. De vereisten waren duidelijk gedefinieerd: er was een digitaal archief nodig dat binnenkomende facturen in een continu proces kon verwerken en archiveren. Door het mislukte project was het van enorm belang om de medewerkers terug te halen, die na de negatieve ervaringen nogal sceptisch stonden tegenover nieuwe oplossingen. De projectdeelnemers moesten ervan overtuigd zijn dat het project dit keer tot het gewenste resultaat zou leiden.

Gustav Ehlert vertrouwt op Microsoft Dynamics 365 Business Central. De add-ons DMS en DVS van Simova worden geïmplementeerd in Business Central. Beide add-ons van Simova zijn naadloos geïntegreerd in de interface van de Business Central-oplossing en bieden gebruikers de mogelijkheid om altijd toegang te hebben tot actuele informatie. De interne communicatie tussen afdelingen en medewerkers is verbeterd voor individuele documenten, zoals verkooporders of facturen. Via de procesintegratie van de DMS-oplossing hebben degenen die betrokken zijn bij het proces altijd toegang tot belangrijke en bedrijfsrelevante documenten.

Een ander voordeel van de DMS-oplossing is de decentrale opslag van procesrelevante documenten. In tijden van thuiskantoren en flexibele werkmodellen is mobiele toegang de sleutel. In combinatie met de externe tool ecspand van onze partner d.velop worden de documenten bovendien op een auditbestendige manier gearchiveerd en voldoen ze dus aan de wettelijke vereisten rond de bewaartermijnen voor bedrijfskritieke documenten.

Een andere oplossing van een Simova-partner is ook gekoppeld aan de DMS-oplossing. Document Capture by Continia voegt sinds 2020 de verwerking van inkomende facturen toe aan het project. In interactie met DMS by Simova kunnen binnenkomende facturen nu automatisch worden gearchiveerd na verwerking, zonder dat deze processen handmatig moeten worden afgehandeld. Tot nu toe was het gebruik van de Document Capture-oplossing beperkt tot het gebied van IT-facturen, maar moet deze achtereenvolgens worden uitgerold naar andere afdelingen. Een bijzonder kenmerk van deze projectstap is dat de implementatie en realisatie van het vastleggen van documenten in korte tijd heeft plaatsgevonden.

DVS by Simova stelt medewerkers van Gustav Ehlert in staat om procesgerelateerde vragen, informatie of taken te verspreiden, te verwerken en te beheren. Of het nu gaat om vragen over facturen, taken met betrekking tot openstaande offertes of informatie over verzonden bestellingen, met DVS verliezen de medewerkers van de interne verkoop-, inkoop- en financiële boekhoudafdeling nooit het overzicht.

De interactie tussen de verwerking van binnenkomende facturen, de daaropvolgende archivering en ondersteuning van de interne communicatie langs de processen en workflows biedt werknemers van Gustav Ehlert de mogelijkheid om flexibele werkmodellen te combineren met procesbetrouwbaarheid. Gustav Ehlert kan zich zo nog beter concentreren op zijn kernactiviteiten en zijn diverse klanten in de voedingsindustrie de best mogelijke ondersteuning bieden.