Maschinenmanufaktur Walter Blombach GmbH (kortweg WABECO) heeft naam gemaakt als fabrikant van machines in samenwerking met bekende binnen- en buitenlandse bedrijven. Het familiebedrijf, dat in 1885 als filecutter met de productie begon, heeft zijn productieprogramma steeds uitgebreid. Het assortiment werd snel uitgebreid met elektrische vijlsnijmachines en smeedhamers, en later met kleinere technische artikelen. Tegen het midden van de 20e eeuw had het bedrijf al wereldfaam verworven en verscheepte het vijlpeuken, speciale messen en aambeelden naar het buitenland. Het bedrijfspand werd uitgebreid en WABECO ontwikkelde zich tot een ambitieuze wereldmarktleider.

WABECO onderkende de mogelijkheden die de voortschrijdende digitalisering biedt in een vroeg stadium en gebruikte vanaf het begin digitale systemen om de werkprocessen te optimaliseren. Net als de machines worden ook interne processen voortdurend ontwikkeld en verbeterd. In 2015 besloten het bedrijf en onze partner tegos GmbH om Microsoft Dynamics NAV te updaten naar de toen geldende NAV-versie 2015. In de loop hiervan werden ook andere opties bepaald met als doel meer toegevoegde waarde te genereren via de NAV-oplossing.

Eerst en vooral moet er een verandering komen op het gebied van documentbeheer, waar tot nu toe een archiefoplossing werd gebruikt. Dit werd echter niet langer ondersteund door de verantwoordelijke NAV-partner, de tegos Group. Daarom moest een nieuwe oplossing worden gevonden, die indien mogelijk rechtstreeks in Microsoft Dynamics NAV zou moeten worden geïntegreerd. Na evaluatie van enkele oplossingen is de keuze gevallen op de Document Central-extensie van Simova GmbH. Document Central had de overhand dankzij de uitstekende functies: de directe NAV-integratie, waarbij de vereiste rapporten direct achter de juiste processen, zoals bestellingen of vooral de mogelijkheid om artikelen op te slaan, hier cruciaal was. Door de relevante documenten direct achter de individuele klantprocessen te archiveren, werden de zoektijden geminimaliseerd en werd de toegang tot documenten aanzienlijk versneld. De bedrijfsprocessen zijn transparanter en duidelijker geworden voor alle betrokkenen. De DMS-oplossing van Simova kon ook scoren met het gebruik van barcodes voor de automatische toewijzing van documenten aan gerelateerde documenten, processen of artikelen: met de vorige archiefoplossing konden externe documenten, zoals e-mails, met barcodes in het DMS worden opgeslagen, maar deze documenten moesten handmatig worden afgedrukt, met de hand van een barcode worden voorzien en opnieuw worden gescand.

Met de nieuwe DMS-oplossing van Simova en de geïntegreerde d.capture-batch van onze technologiepartner kon d.velop AG nu automatisch documenten met de juiste metadata terugsturen naar het proces of de mastergegevens. Naast tijdwinst leidde dit ook tot een aanzienlijke verlaging van de printkosten.