Gustav Ehlert ist ein Supply-Chain-Spezialist für Verbrauchsgüter in der Lebensmittelproduktion mit Sitz in Verl, Ostwestfalen. Ehlert wurde 1924 gegründet und bietet seinen Kunden ein umfassendes Sortiment an Rohstoffen und Verbrauchsmaterialien mit einem Full-Service-Paket.

Bereits 1997 wurde ein damals aktuelles Archivierungssystem eingeführt, der Rechnungseingangsworkflow konnte jedoch nicht in dieses System integriert werden. Infolgedessen wurde das Projekt nach mehreren Jahren unvollendet aufgegeben. Die Anforderungen waren klar definiert: Es wurde ein digitales Archiv benötigt, das eingehende Rechnungen in einem kontinuierlichen Prozess verarbeiten und archivieren konnte. Aufgrund des gescheiterten Projekts war es von enormer Bedeutung, die Mitarbeiter zurückzuholen, die nach den negativen Erfahrungen neuen Lösungen eher skeptisch gegenüberstanden. Die Projektteilnehmer mussten davon überzeugt werden, dass das Projekt dieses Mal zum gewünschten Ergebnis führen würde.

Gustav Ehlert setzt auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Simova-Add-Ons DMS und DVS sind in Business Central implementiert. Beide Simova-Add-Ons sind nahtlos in die Oberfläche der Business Central-Lösung integriert und bieten Benutzern die Möglichkeit, immer auf aktuelle Informationen zuzugreifen. Die interne Kommunikation zwischen Abteilungen und Mitarbeitern für einzelne Dokumente wie Kundenaufträge oder Rechnungen wird verbessert. Über die Prozessintegration der DMS-Lösung haben die Prozessbeteiligten stets Zugriff auf wichtige und geschäftsrelevante Dokumente.

Ein weiterer Vorteil der DMS-Lösung ist die dezentrale Ablage prozessrelevanter Dokumente. In Zeiten von Home-Office und flexiblen Arbeitsmodellen ist der mobile Zugriff der Schlüssel. In Kombination mit dem Drittanbieter-Tool ecspand unseres Partners d.velop werden die Dokumente zusätzlich revisionssicher archiviert und erfüllen somit die gesetzlichen Anforderungen rund um die Aufbewahrungsfristen für geschäftskritische Dokumente.

Eine weitere Lösung eines Simova-Partners ist ebenfalls an die DMS-Lösung angeschlossen. Document Capture by Continia erweitert das Projekt seit 2020 um die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Im Zusammenspiel mit DMS von Simova können Eingangsrechnungen nun nach der Verarbeitung automatisch archiviert werden, ohne dass diese Prozesse manuell abgewickelt werden müssen. Bisher beschränkte sich der Einsatz der Document Capture-Lösung auf den Bereich der IT-Rechnungen, soll aber sukzessive auch in anderen Abteilungen eingeführt werden. Eine Besonderheit dieses Projektschritts ist, dass die Implementierung und Realisierung der Dokumentenerfassung innerhalb eines kurzen Zeitraums erfolgte.

DVS by Simova ermöglicht es den Mitarbeitern von Gustav Ehlert, prozessbezogene Fragen, Informationen oder Aufgaben zu verteilen, zu bearbeiten und zu verwalten. Ob Fragen zu Rechnungen, Aufgaben zu offenen Angeboten oder Informationen zu gesendeten Bestellungen, mit DVS verlieren die Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst, Einkauf und in der Finanzbuchhaltung nie den Überblick.

Das Zusammenspiel von Eingangsrechnungsverarbeitung, anschließender Archivierung und Unterstützung der internen Kommunikation entlang der Prozesse und Arbeitsabläufe bietet den Mitarbeitern von Gustav Ehlert die Möglichkeit, flexible Arbeitsmodelle mit Prozesssicherheit zu verbinden. Gustav Ehlert kann sich so noch besser auf sein Kerngeschäft konzentrieren und seine vielfältigen Kunden in der Lebensmittelindustrie bestmöglich unterstützen.