Die Maschinenmanufaktur Walter Blombach GmbH (kurz WABECO) hat sich in Zusammenarbeit mit namhaften in- und ausländischen Unternehmen als Maschinenhersteller einen Namen gemacht. Das Familienunternehmen, das 1885 als Feilenschneider mit der Produktion begann, hat sein Produktionsprogramm stets erweitert. Das Sortiment wurde schnell um elektrische Feilenschneidemaschinen und Schmiedehämmer erweitert, später auch um kleinere technische Artikel. Mitte des 20. Jahrhunderts erlangte das Unternehmen bereits Weltruhm und lieferte Feilenkolben, Spezialmesser und Ambosse nach Übersee. Das Firmengelände wurde erweitert und WABECO entwickelte sich zu einem aufstrebenden Weltmarktführer.

WABECO erkannte frühzeitig die Möglichkeiten, die die voranschreitende Digitalisierung bietet, und nutzte von Anfang an digitale Systeme, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Genau wie die Maschinen werden auch die internen Prozesse ständig weiterentwickelt und verbessert. 2015 haben das Unternehmen und unser Partner tegos GmbH beschlossen, Microsoft Dynamics NAV auf die damals aktuelle NAV-Version 2015 zu aktualisieren. Im Zuge dessen wurden auch weitere Optionen festgelegt mit dem Ziel, über die NAV-Lösung einen höheren Mehrwert zu generieren.

In erster Linie sollte es eine Änderung im Bereich des Dokumentenmanagements geben, wo bis zu diesem Zeitpunkt eine Archivlösung im Einsatz war. Dies wurde jedoch vom zuständigen NAV-Partner, der tegos Group, nicht mehr unterstützt. Daher musste eine neue Lösung gefunden werden, die möglichst direkt in Microsoft Dynamics NAV integriert werden sollte. Nach der Evaluierung einiger Lösungen fiel die Wahl auf die Document Central Extension der Simova GmbH. Document Central setzte sich dank seiner hervorragenden Funktionen durch: Die direkte NAV-Integration, bei der die benötigten Berichte direkt hinter den richtigen Vorgängen wie Bestellungen oder vor allem der Möglichkeit, Artikel zu speichern, stehen, war hier entscheidend. Durch die Ablage der relevanten Dokumente direkt hinter den einzelnen Kundenprozessen wurden die Suchzeiten minimiert und der Zugriff auf Dokumente deutlich beschleunigt. Die Geschäftsprozesse sind für alle Beteiligten transparenter und übersichtlicher geworden. Die DMS-Lösung von Simova konnte auch mit dem Einsatz von Barcodes für die automatische Zuordnung von Dokumenten zu verwandten Dokumenten, Vorgängen oder Artikeln punkten: Mit der bisherigen Archivlösung konnten externe Dokumente, wie E-Mails, mithilfe von Barcodes im DMS gespeichert werden, allerdings mussten diese Dokumente manuell ausgedruckt, von Hand mit einem Barcode versehen und erneut gescannt werden.

Mit der neuen DMS-Lösung von Simova und dem integrierten d.capture Batch unseres Technologiepartners d.velop AG war es nun möglich, Dokumente mit den richtigen Metadaten automatisch an den Prozess oder die Stammdaten zurückzugeben. Dies führte neben der Zeitersparnis auch zu einer deutlichen Reduzierung der Druckkosten.