Die Berlin Recycling GmbH wurde im Jahr 2000 unter dem Namen „brs GmbH“ als hundertprozentige Tochtergesellschaft der Berliner Stadtreinigungsbetriebe gegründet und heißt seit 2005 offiziell Berlin Recycling GmbH. Mit über 300 Mitarbeitern und einer Flotte von über 100 Fahrzeugen sorgt Berlin Recycling für Ordnung und Sauberkeit in der deutschen Hauptstadt. Im Laufe der Zeit hat Berlin Recycling namhafte Kunden wie den Berliner Hauptbahnhof oder den Flughafen Tegel und eine gute Marktposition.

Die besondere Herausforderung dieses Projekts bestand darin, dass Berlin Recycling zusammen mit unserem Partner tegos — mit Microsoft Dynamics NAV und der Branchenlösung enwis) der tegos GmbH — ein völlig neues ERP-System zur Verwaltung aller wichtigen Prozesse einführte. Gleichzeitig sollten auch Lösungen für die umfangreichen Anforderungen von Berlin Recycling umgesetzt werden. In der Vertriebsphase waren die Themen Kundenportal, digitale Akten (DMS), Dokumentenversand und Eingangsrechnungsverarbeitung relevant. Hier konnte DPS für das Kundenportal, DMS für die digitalen Akten, EDS für den Versand von Dokumenten und Document Capture für den Rechnungseingangsprozess überzeugen.

Berlin Recycling setzt in Verbindung mit der Branchenlösung enwis) von tegos auf Microsoft Dynamics NAV 2017. Unsere Add-Ons Document Central, Document Dispatch und Business Portals sind in der Dynamics NAV-Lösung implementiert. Die Dokumentenmanagement-Lösung ist vollständig in die Dynamics NAV-Benutzeroberfläche integriert und daher für den Benutzer einfach zu bedienen. Dokumente, die für Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner gespeichert sind, sind immer dort verfügbar, wo sie benötigt werden, und können auch Rechnungen und Quittungen zugeordnet werden.

Document Central übernimmt bei Berlin Recycling das komplette Dokumentenmanagement, einschließlich der digitalen Akten und der Auslagerung von Dokumenten in ein revisionssicheres Archiv zur Langzeitarchivierung. Die revisionssichere Archivierung wird durch die Kombination von Document Central und der SharePoint-Erweiterung ecspand von d.velop ermöglicht. Darüber hinaus wird die Eingangsrechnungsverarbeitung über das Document Capture Tool unseres Partners Continia GmbH abgewickelt.

Document Dispatch ist mit dem Smart Path Portal verbunden und ermöglicht es nun, Rechnungen und andere Dokumente direkt den Kunden zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus können Rechnungen, Auftragsbestätigungen und viele andere Dokumente bei Bedarf auch automatisch in verschiedenen Formaten versendet werden.

Business Portals wird für ein anpassbares Kundenportal verwendet, in dem alle relevanten Informationen für Endkunden zur Verfügung gestellt werden.

Dank der guten Zusammenarbeit vertraute uns Berlin Recycling auch mit der Anbindung des bestehenden Webshops und der Vereinfachung des Bestellprozesses für das interne Vertriebsteam von Berlin Recycling an. Statt einfacher E-Mails mit den Bestelldetails werden jetzt automatisch XML- und PDF-Dateien generiert, die dann sofort weiterverarbeitet werden können. Bei einer Bestellung werden die eingegebenen Daten automatisch mit den Stammdaten im ERP-System verglichen und zugeordnet oder neu erstellt.

Die attraktive Gesamtlösung erfüllt alle Anforderungen und beschleunigt aktiv Arbeitsprozesse. Weitere Projekte mit uns und unseren Partnern werden bereits umgesetzt oder sind für die Zukunft geplant.